Informačná povinnosť prevádzkovateľa

Spoločnosť ACQUIRE s.r.o., IČO: IČO: 45 570 744, so sídlom Veľkoúľanská cesta 1397, 925 21 Sládkovičovo (ďalej len „Spoločnosť“) ako prevádzkovateľ v súlade s predpismi na ochranu o osobných údajov, a síce s nariadením  Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. Apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a so zákonom číslo 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon“), vyhotovila za účelom dodržiavania spravodlivosti a transparentnosti voči  fyzickým osobám –  zákazníkom Spoločnosti (ďalej len „zákazníci“ alebo „dotknuté osoby“), toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov pod názvom:  „Informačná povinnosť prevádzkovateľa“.

Zásady ochrany osobných údajov

Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k Vašim údajom budú mať výlučne osoby poverené Spoločnosťou, ktoré budú Vaše údaje spracúvať v súlade s bezpečnostnou politikou Spoločnosti a na základe pokynov Spoločnosti ako prevádzkovateľa Vašich osobných údajov. Všetky osobné údaje dotknutých osôb budú zálohované. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä proti narušeniu dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. 

Dôvody spracúvania osobných údajov

Osobné údaje spracúvane vždy na vopred vymedzený účel, pričom bez spracúvania týchto osobných údajov by tento účel nebolo možné dosiahnuť. V prípade spracúvania osobných údajov na právnom základe stanovenom zákonom a GDPR je poskytnutie Vašich osobných údajov zákonnou požiadavkou a bez ich poskytnutia nie je možné daný úkon urobiť. V prípade spracúvania osobných údajov na základe Vášho súhlasu, je poskytnutie osobných údajov dobrovoľné. Ak sa teda rozhodnete, že súhlas neudelíte, Vaše údaje nebudeme môcť spracúvať.

 Aké údaje od Vás získavame

Osobné údaje, ktoré od Vás získavame, zhromažďujeme v jednotlivých usporiadaných súboroch osobných údajov ďalej označovaných ako „Informačné systémy“ alebo „IS“ :

1)      Informačný systém Účtovníctvo

a.    Účel spracúvania

Hlavným účelom tohto informačného systému je spracúvanie osobných údajov fyzických osôb, ktoré vstupujú do platobného styku so Spoločnosťou. Spadá sem aj spracovanie objednávok, faktúr ako aj samotná fakturácia, vedenie pokladne, realizácia príjmov a výdavkov v hotovosti, celkové vedenie účtovníctva Spoločnosti.

b.   Právny základ spracúvania

Právnym základom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb je v prípade tohto informačného systému  v súlade s § 13 ods. 1 písm. c) zákona osobitný predpis, a to najmä:

–   Zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

–   Zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmu v znení neskorších predpisov,

–   Zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,

–   Zákon č. 563/2009 Z.z. o správe daní (daňový poriadok)  v znení neskorších predpisov.

c.    Kategórie príjemcov

Sprostredkovateľ, ktorý vedie pre Spoločnosť účtovníctvo, orgány verejnej moci, štátnej a verejnej správy,

d.   Kategórie dotknutých osôb

Zamestnanci Spoločnosti, fyzické osoby – zákazníci, zamestnanci a zástupcovia dodávateľov a odberateľov.

 

2)      Informačný systém Prijímacie listy motorových vozidiel

a.   Účel spracúvania

Účelom informačného systému je riadna evidencia prijatých  a odovzdaných motorových vozidiel, na ktorých sú Spoločnosťou vykonávané servisné úkony v súlade s požiadavkami zákazníkov Spoločnosti.

b.   Právny základ spracúvania

Právnym základom spracúvania osobných údajov je v súlade s § 13 ods. 1 písm. b) zákona zmluva.

c.    Kategórie príjemcov

Nie sú.

d.   Kategórie dotknutých osôb

Fyzické osoby – zákazníci, zamestnanci odberateľov Spoločnosti.

 

3)      IS monitorovanie priestorov prístupných verejnosti

a.      Účel spracúvanie

Účelom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb v tomto informačnom systéme je ochrana majetku Spoločnosti, zdravia zamestnancov, zákazníkov, ako aj ďalších osôb vstupujúcich do monitorovaného priestoru (návštevy, dodávatelia…),  zabezpečenie bezpečnosti a napomáhanie pri odhaľovaní kriminality.

b.      Právny základ spracúvania osobných údajov

Právnym základom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb je v prípade tohto informačného systému v súlade s § 13 ods. 1 písm. f) zákona oprávnený záujem.

c.       Kategórie príjemcov

Orgány verejnej moci, štátnej správy a verejnej správy.

d.      Kategórie dotknutých osôb

Zamestnanci, zákazníci, ďalšie osoby vstupujúce do monitorovaných priestorov (návštevy, dodávatelia).

 

4)      IS monitorovanie priestorov neprístupných verejnosti (ide o priestory, kde sa verejnosť pohybuje iba v sprievode zamestnancov Spoločnosti)

a.      Účel spracúvanie

Účelom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb v tomto informačnom systéme je ochrana majetku Spoločnosti.

b.      Právny základ spracúvania osobných údajov

Právnym základom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb je v prípade tohto informačného systému v súlade s § 13 ods. 1 písm. f) zákona oprávnený záujem.

c.       Kategórie príjemcov

Orgány verejnej moci, štátnej správy a verejnej správy.

d.      Kategórie dotknutých osôb

Zamestnanci, zákazníci, ďalšie osoby vstupujúce do monitorovaných priestorov (návštevy, dodávatelia)

Komu poskytujeme Vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje nie sú poskytované  iným subjektom okrem prípadov, ak existuje právny základ na poskytnutie Vašich osobných údajov inému subjektu, t. j. ak ide o plnenie zákonnej povinnosti Spoločnosti ako prevádzkovateľa. 

V určitých prípadoch môže dochádzať k spracúvaniu Vašich osobných údajov aj prostredníctvom sprostredkovateľov. Sprostredkovateľom je subjekt, ktorého prevádzkovateľ poveril na spracúvanie osobných údajov. Na poverenie spracúvaním Vašich osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa sa nevyžaduje Váš súhlas. Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny dopad na výkon a uplatňovanie Vašich práv ako dotknutej osoby, pričom svoje práva si môžete uplatniť u nás alebo tiež priamo u konkrétneho sprostredkovateľa, prostredníctvom ktorého sú Vaše údaje spracúvané.

Naša Spoločnosť využíva najmä nasledovných sprostredkovateľov:

·         za účelom zabezpečenia účtovníckych služieb

Prenos osobných údajov do tretích krajín a využitie automatizovaného individuálneho rozhodovania

Naša Spoločnosť neposkytuje Vaše osobné údaje subjektom do tretích krajín (mimo EÚ). Spoločnosť ACQUIRE s.r.o. súčasne prehlasuje, že Vaše osobné údaje nebudú použité na automatizované a individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje, prostredníctvom ktorých je možné Vás identifikovať, uchovávame najviac po dobu, ktorá je nevyhnutná na dosiahnutie účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú. V prípade, ak sú Vaše osobné údaje spracúvané na základe Vášho súhlasu budeme po odvolaní súhlasu alebo po uplynutí doby jeho platnosti osobné údaje uchovávať len po takú dobu, aká bude nevyhnutná na preukazovanie alebo uplatňovanie našich právnych nárokov. To isté platí aj v prípade spracúvania osobných údajov na základe zmluvy.

V prípade spracúvania osobných údajov v rámci plnenia zákonnej povinnosti Spoločnosťou, budeme Vaše údaje uchovávať po dobu, ktorú bližšie určujú právne predpisy.

 

Aké máte práva

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika.

Ako dotknutá osoba máte právo na prístup k svojim údajom. V tejto súvislosti na základe Vašej žiadosti Vám vystavíme potvrdenie o tom, či spracúvame osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú. V prípade, ak tieto údaje spracúvame, vystavíme Vám na základe Vašej žiadosti kópiu Vašich osobných údajov. Vystavenie kópie je bezplatné. Ak požiadate o informácie formou elektronických prostriedkov, budú Vám poskytnuté formou v bežne používanej elektronickej podobe, a to formou e-mailu, ak nepožiadate o iný spôsob.

Máte právo na opravu osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú alebo na doplnenie neúplných osobných údajov. Ak zistíte, že o Vás spracúvame nesprávne alebo neúplné informácie, prosím informujte nás.

Tiež máte právo na vymazanie (právo na zabudnutie), kedy je Spoločnosť povinná bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak je splnený niektorý z týchto dôvodov:

a)    osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;

b)   dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva a ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie;

c)    dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie;

d)   osobné údaje sa spracúvali nezákonne;

e)    osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha;

f)    osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti.

Právo na výmaz osobných údajov sa neuplatní, ak sa uplatní čo aj len jeden z taxatívne uvedených zákonných dôvodov v  GDPR, resp. zákone, na základe ktorých je potrebné Vaše osobné údaje aj naďalej spracúvať. Takéto spracúvanie musíte strpieť a nemôžete proti takémuto spracúvaniu osobných údajov uplatniť právo na výmaz.

Za zákonom stanovených dôvodov môžete požiadať o obmedzenie spracúvania, ako aj  o prenosnosť svojich osobných údajov, čo znamená získanie osobných údajov, ktoré ste nám poskytli a ich prenesenie inému prevádzkovateľovi v bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, za predpokladu, že tieto osobné údaje boli získané na základe súhlasu dotknutej osoby alebo na základe zmluvy a ich spracovanie prebieha formou automatizovaných prostriedkov.

Ako dotknutá osoba máte právo namietať voči spracúvaniu svojich osobných údajov v prípade, že k spracúvaniu dochádza na právnom základe oprávnených záujmov Spoločnosti, vrátane namietania proti profilovaniu založenému na oprávnených záujmoch. Spoločnosť môže naďalej spracúvať Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu len v prípade, ak preukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré by prevažovali nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie a obhajovanie právnych nárokov.

Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na základe súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu však nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Ochrana osobných údajov

Zaväzujeme sa chrániť Vaše súkromie a zaobchádzať s Vašimi osobnými údajmi dôverne. V snahe zabrániť manipulácii, strate, zničeniu alebo zmene Vašich údajov uložených u nás, vykonávame primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré pravidelne kontrolujeme  a prispôsobujeme inováciám v technickej oblasti.

Naši zamestnanci, ako aj ostatní príjemcovia osobných údajov v zmysle tohto dokumentu, ktorí spracúvajú a/alebo prichádzajú do kontaktu s Vašimi osobnými údajmi, sú viazaní mlčanlivosťou, ktorá pretrváva aj po skončení zmluvného vzťahu.

Kontaktujte nás

Ak by ste mali ohľadom spracúvania Vašich osobných údajov  akékoľvek otázky, pýtajte sa nás na e-mailovej adrese: vehicle@vehicle.sk